Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Alpha Facility BV, Leuvensesteenweg 294, 3070 Kortenberg, ondernemingsnummer BE 1039.350.149, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Vragen over privacy kunt u sturen naar info@alphafacility.be.

Welke gegevens verwerken we?

We verwerken gegevens die u verstrekt en technische gegevens die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website:

• via het aanvraagformulier: naam, naam en btw-nummer van uw organisatie, telefoonnummer, e-mailadres, adres van het gebouw, en de informatie over uw vraag;
• via e-mail, telefoon of WhatsApp: de gegevens die u in uw bericht of gesprek deelt;
• als klant: de gegevens die nodig zijn voor de overeenkomst, de planning, de toegang tot uw gebouw en de facturatie.
• via het sollicitatie- of partnerformulier: naam, contactgegevens, gemeente, beschikbaarheid, gewenste activiteit, ervaring en, bij zelfstandige samenwerking, bedrijfsnaam, btw-nummer en werkgebied;

Bij websitebezoek verwerkt Odoo technische gegevens voor werking en beveiliging, zoals sessie-, browser- en IP-gegevens. De cookiebanner biedt een keuze voor optionele bezoekersmeting en campagneherkomst. Zie het cookiebeleid voor de instellingen, bewaartermijn van uw keuze en hoe u die wijzigt.

Waarvoor gebruiken we ze?

• om uw vraag te beantwoorden en een prijsvoorstel te maken (stappen voorafgaand aan een overeenkomst);
• om de overeenkomst uit te voeren: planning, uitvoering, controle, facturatie (uitvoering van de overeenkomst);
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de boekhouding (wettelijke verplichting).
• om sollicitaties te beoordelen en een mogelijke arbeidsovereenkomst voor te bereiden, en om voorstellen voor zelfstandige samenwerking te beoordelen (precontractuele maatregelen);
• om onze website en gegevens te beveiligen, zakelijke contactpersonen te woord te staan en rechtsvorderingen te behandelen (gerechtvaardigd belang, waarbij we uw belangen en rechten afwegen);

We gebruiken uw gegevens niet voor nieuwsbrieven of reclame, en we verkopen ze niet.

Waar toestemming nodig is, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies of het bewaren van een sollicitatie voor toekomstige vacatures, vragen we die afzonderlijk. U kunt die toestemming op elk moment intrekken; eerdere rechtmatige verwerking blijft geldig.

Hoe werkt het formulier?

Offerteaanvragen worden in Odoo CRM opgeslagen. Sollicitaties en voorstellen van zelfstandige schoonmaakpartners worden in Odoo Recruitment opgeslagen. Uw bericht en de ingevulde gegevens worden gebruikt om de betreffende aanvraag te beoordelen en op te volgen. Het versturen van een offerteaanvraag is geen bestelling en sluit op zichzelf geen overeenkomst.

Welke gegevens zijn nodig?

De met * gemarkeerde velden zijn nodig om de aanvraag te beoordelen of contact met u op te nemen. Andere velden zijn facultatief. Zonder de noodzakelijke gegevens kunnen we uw aanvraag mogelijk niet behandelen. Vermeld geen gezondheidsgegevens, identiteitsdocumenten of andere gevoelige informatie die we niet hebben gevraagd. Beslissingen over aanvragen en sollicitaties worden door mensen genomen; het formulier neemt geen geautomatiseerde selectie- of aanwervingsbeslissing.

Met wie delen we gegevens?

We delen alleen de gegevens die nodig zijn voor de betreffende dienstverlening met:

• Odoo en de betrokken hosting-, e-mail- en IT-dienstverleners, voor de opslag, beveiliging en verwerking van onze aanvragen en administratie;
• onze boekhouder en aanbieders van loonadministratie;
• de aanbieder van de berichtendienst, als u ervoor kiest ons via die dienst te contacteren.

De lettertypes worden samen met deze website gehost. Bij het laden ervan wordt uw IP-adres niet naar een externe aanbieder van lettertypes gestuurd.

We beperken de toegang tot personen en dienstverleners die de gegevens nodig hebben. Met verwerkers maken we passende afspraken. Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, moet daarvoor een geldige waarborg gelden, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. De concrete Odoo-hosting en verwerkersafspraken moeten vóór publicatie worden bevestigd.

Hoe lang bewaren we ze?

We bewaren aanvragen zolang dit nodig is om ze te behandelen en op te volgen. Na afsluiting verwijderen of anonimiseren we gegevens die niet meer nodig zijn. Sollicitatiegegevens bewaren we voor de selectie en noodzakelijke opvolging; bewaring voor toekomstige vacatures gebeurt alleen op basis van afzonderlijke toestemming met een meegedeelde termijn. Gegevens over zelfstandige samenwerking bewaren we zolang de beoordeling of samenwerking en de bijbehorende verplichtingen dit vereisen. Een langere bewaring kan nodig zijn voor een wettelijke verplichting of een concreet geschil; dan beperken we de gegevens en de toegang.

Facturen en btw-documenten worden in beginsel tien jaar bewaard, gerekend volgens de toepasselijke wettelijke regels. Voor andere administratie geldt de termijn die op dat document en doel van toepassing is. De concrete verwijder- en bewaarschema’s worden vóór publicatie vastgelegd; deze tekst stelt geen algemene wettelijke bewaartermijn voor sollicitaties vast.

Uw rechten

Afhankelijk van de rechtsgrond en de wettelijke voorwaarden kunt u inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid vragen via info@alphafacility.be. Rechten zijn niet absoluut: een wettelijke bewaarplicht kan bijvoorbeeld wissing beperken. We antwoorden in beginsel binnen één maand; bij een toegestane verlenging informeren we u binnen die eerste maand over de reden.

Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.