Déclaration de confidentialité

Qui est responsable ?

Alpha Facility SRL, Leuvensesteenweg 294, 3070 Kortenberg, numéro d’entreprise BE 1039.350.149, est responsable du traitement de vos données personnelles. Vos questions sur la vie privée peuvent être envoyées à info@alphafacility.be.

Quelles données traitons-nous ?

Nous traitons les informations que vous fournissez ainsi que les données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site :

• via le formulaire de demande : nom, nom et numéro de TVA de votre organisation, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse du bâtiment, et les informations sur votre demande ;
• par e-mail, téléphone ou WhatsApp : les données que vous partagez dans votre message ou conversation ;
• en tant que client : les données nécessaires au contrat, au planning, à l’accès à votre bâtiment et à la facturation.
• via le formulaire de candidature ou de partenariat : nom, coordonnées, commune, disponibilités, activité souhaitée, expérience et, pour une collaboration indépendante, nom de l’entreprise, numéro de TVA et zone d’activité ;

Lors des visites, Odoo traite des données techniques pour le fonctionnement et la sécurité, notamment de session, de navigateur et d’adresse IP. La bannière propose un choix concernant la mesure facultative des visites et l’attribution des campagnes. Consultez la politique de cookies pour les paramètres, la durée de conservation du choix et sa modification.

À quoi servent-elles ?

• répondre à votre demande et établir un devis (mesures précontractuelles) ;
• exécuter le contrat : planning, exécution, contrôle, facturation (exécution du contrat) ;
• respecter nos obligations légales, comme la comptabilité (obligation légale).
• évaluer les candidatures et préparer un éventuel contrat de travail, ainsi qu’examiner les propositions de collaboration indépendante (mesures précontractuelles) ;
• sécuriser notre site et nos données, communiquer avec les contacts professionnels et traiter les réclamations en justice (intérêts légitimes, mis en balance avec vos intérêts et vos droits) ;

Nous n’utilisons pas vos données pour des newsletters ou de la publicité, et nous ne les vendons pas.

Lorsque le consentement est nécessaire, par exemple pour des cookies non indispensables ou la conservation d’une candidature pour de futurs postes, nous le demandons séparément. Vous pouvez le retirer à tout moment, sans affecter les traitements antérieurs licites.

Comment fonctionne le formulaire ?

Les demandes de devis sont enregistrées dans Odoo CRM. Les candidatures et les propositions de partenaires indépendants sont enregistrées dans Odoo Recrutement. Votre message et les données transmises servent à examiner et suivre la demande concernée. Une demande de devis ne constitue pas une commande et ne conclut pas, à elle seule, un contrat.

Quelles données sont nécessaires ?

Les champs marqués * sont nécessaires pour examiner votre demande ou vous contacter. Les autres sont facultatifs. Sans les informations nécessaires, nous pourrions ne pas pouvoir traiter votre demande. Ne transmettez pas de données de santé, de documents d’identité ou d’autres informations sensibles non demandées. Les décisions relatives aux demandes et candidatures sont prises par des personnes ; le formulaire ne prend aucune décision automatisée de sélection ou d’embauche.

Avec qui partageons-nous des données ?

Nous partageons uniquement les données nécessaires au service concerné avec :

• Odoo et les prestataires concernés d’hébergement, de messagerie électronique et de services informatiques, pour stocker, sécuriser et traiter les demandes et l’administration ;
• notre comptable et nos prestataires de gestion de la paie ;
• le prestataire du service de messagerie instantanée, si vous choisissez de nous contacter par ce service.

Les polices sont hébergées avec ce site. Leur chargement ne transmet pas votre adresse IP à un prestataire externe de polices.

L’accès est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin. Des engagements appropriés encadrent les sous-traitants. Un traitement hors de l’Espace économique européen nécessite une garantie valable, telle qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types. L’hébergement Odoo effectif et les accords de sous-traitance doivent être confirmés avant publication.

Combien de temps les conservons-nous ?

Nous conservons les demandes pendant la durée nécessaire à leur examen et leur suivi. Après clôture, les données devenues inutiles sont supprimées ou anonymisées. Les candidatures sont conservées pour la sélection et le suivi nécessaire ; leur conservation pour de futurs postes exige un consentement distinct et une durée annoncée. Les données de partenaires indépendants sont conservées pour l’évaluation, la collaboration et les obligations associées. Une obligation légale ou un litige précis peut justifier une durée plus longue, avec des données et un accès limités.

Les factures et documents TVA sont en principe conservés dix ans, calculés selon les règles légales applicables. Les autres documents suivent la durée propre à leur finalité et à leur nature. Les modalités pratiques de conservation et de suppression doivent être fixées avant publication ; ce texte ne présente pas de durée légale générale de conservation des candidatures.

Vos droits

Selon la base juridique et les conditions légales, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition ou la portabilité via info@alphafacility.be. Ces droits ne sont pas absolus : une obligation de conservation peut notamment limiter l’effacement. Nous répondons en principe sous un mois ; toute prolongation légalement permise et son motif sont annoncés pendant ce premier mois.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be.